pada tahun 1997, Perang Dingin dengan baik di belakang mereka, dari seribu insinyur yang telah membantu merancang dan memelihara pembom B-2 diminta untuk meninggalkan sistem terpadu bidang Northrop Grumman. Karena hampir 12.000 pekerja filed pintu keluar, sehingga hanya 1.200 dari 13.000 staf, mereka membawa bersama mereka tahun pengalaman dan pengetahuan yang mendalam tentang apa yang dianggap pada saat itu menjadi yang paling kompleks pesawat pernah dibangun.

Northrop Grumman tahu itu harus tetap cukup itu tahu-cara untuk mendukung divisi jangka panjang pemeliharaan dari pembom B-2, sehingga pengetahuan yang akan dibentuk tim manajemen teridentifikasi atas para ahli dan videotaped wawancara dengan mereka sebelum mereka kiri. Namun sulit untuk mendapatkan semuanya dalam satu wawancara, kata Scott Shaffar, Northrop Grumman dari direktur manajemen pengetahuan untuk wilayah Barat yang terpadu sistem sektor. “Kami telah kehilangan beberapa itu,” ujar Shaffar. “Dalam sebuah wawancara keluar, Anda dapat menangkap hal-hal tertentu, tetapi bukan masa pengalaman.”

Northrop Grumman acak pada saat mengidentifikasi para ahli di bidang utama yang terkait dengan program dan untuk menciptakan sebuah repositori pusat untuk proyek dokumen. Aerospace raksasa yang disimpan pengetahuan yang cukup untuk mempertahankan dan bergerak maju dengan B-2-proyek yang berhubungan dengan upgrade, sama seperti beberapa keahlian menghilang. Meski demikian, Northrop Grumman belajar beberapa pelajaran penting tentang mencegah brain drain secara besar-besaran di masa mendatang.

Delapan tahun kemudian, perusahaan menggunakan berbagai alat untuk menyimpan dan mentransfer pengetahuan dari para ahli-baik sebelum mereka pensiun. Shaffar dan timnya telah dimasukkan ke dalam sistem manajemen dokumen tempat umum dan ruang kerja yang merekam bagaimana seorang insinyur yang melakukan pekerjaan untuk referensi di masa mendatang. Mereka telah memulai program yang mempertemukan tua dan muda teknisi di seluruh Indonesia untuk saling bertukar informasi melalui e-mail atau secara langsung mengenai masalah teknis, dan mereka menggunakan perangkat lunak yang membantu orang menemukan ahli dalam perusahaan.

Sementara kebanyakan perusahaan tidak akan menghadapi mendadak berangkat dari ribuan pekerja terampil, seperti Northrop Grumman itu pada akhir tahun 1990-an, dan mereka sama-sama pemerintah perlu mempersiapkan diri untuk kehilangan penting pengalaman dan pengetahuan teknis sebagai generasi baby boomer akan siap diri ke atas kedatangan dekade. Tahun 2010, lebih dari separuh dari seluruh pekerja di Amerika Serikat akan lebih dari 40. Pada 2005, baby boomers (generasi yang lahir setelah Perang Dunia II) dalam rentang usia 41-59, dan jumlah mereka hampir dua kali lipat Generation X yang mengikuti mereka. Dan mereka tidak seperti muda negeri, telah menghabiskan banyak boomers besar bingkah karir mereka dalam satu perusahaan atau agen, toko bangunan atas pengalaman dan pengetahuan. Sementara beberapa ahli KM downplay masalah, mengklaim bahwa generasi muda akan mengambil alih dan membawa ketrampilan baru mereka sebagai rekan lama pensiun, jelas bahwa banyak perusahaan yang sudah merasakan menyepit sebagai orang yang di pinggiran yang lama sudah mulai meninggalkan tenaga kerja. Menurut sebuah studi oleh AARP, lebih dari 60 persen dari US perusahaan sedang membawa kembali pensiunan sebagai kontraktor atau konsultan.

Pemerintah federal dan negara, serta industri seperti aerospace, pertahanan, energi dan utilitas, akan memukul keras dengan skala besar pensiun dari pekerja terampil, kata David W. DeLong, pengarang Lupa Knowledge: Ancaman yang menghadapi suatu Aging tenaga kerja. Itu karena sektor umumnya mengandalkan tua, warisan teknologi dan belum disewa banyak pekerja muda di dekade. “The shift demografis dan perubahan kedatangan tenaga kerja yang luar biasa serius di sektor tertentu dan unit kerja,” DeLong menambahkan. Perusahaan-perusahaan dan badan-badan khususnya harus bertindak cepat.

“Perusahaan harus mengetahui siapa yang memiliki pengetahuan yang penting, dan mereka harus ambil sebelum itu terlambat,” ujar Carl Frappaolo, dari konsultasi cofounder Delphi Group. “Jika tidak, mereka akan membayar ke reinvent the wheel.”

Biaya Lupa Pengetahuan

Sementara yang paling atas manajer menyadari bahwa mereka akan segera memiliki banyak pekerja pensiun, beberapa melakukan banyak untuk mempersiapkan acara. Itu karena sering sulit untuk mengukur biaya kehilangan pengetahuan. “Bayi boomer kepergian banyak orang yang gajah di dalam kamar ketika saya berbicara dengan manajer,” kata Corcoran Maria, Vice President, dan analis di lebih banyak dr, sebuah perusahaan riset dan konsultasi. “Paling tidak melakukan sesuatu yang besar dalam mempertahankan pengetahuan tentang cara.”

CIOs bisa mengambil peranan utama dalam mencegah bayi boomer memperkurus oleh otak yang siap untuk merespon dengan cepat ketika memutuskan manajemen perusahaan memerlukan KM sistem penting untuk membantu mempertahankan pengetahuan. “CIOs perlu tahu apa yang terjadi di daerah ini karena catatan manajemen, perangkat pencarian dan database akan berjalan pada sistem mereka,” ujar Frappaolo. Dalam banyak kasus, KM dan sumber daya manusia yang dapat bekerja sama dengan CIOs tempat yang akan dimasukkan ke dalam database yang melacak pengetahuan dan teknologi lainnya sebagai bagian dari rencana keseluruhan. Northrop Grumman’s Shaffar, misalnya, mengatakan ia bekerja sama dengan departemen TI dan menghabiskan lebih dari 50 persen dari anggaran KM nya pada TI dan akan terus melakukannya. “Bagaimana akan menyambung insinyur di Amerika Serikat jika mereka tidak memiliki e-mail, pesan cepat atau dokumen sistem manajemen?” he asks.

Shaffar KM ahli lainnya dan stres yang bahkan dalam satu perusahaan, brain drain tidak akan memukul semua departemen atau unit dengan cara yang sama. Larry Mohl, kepala belajar untuk petugas Kesehatan Anak dari Atlanta, Pediatric sebuah organisasi kesehatan, kata dia pengalaman masa lalu di Motorola dan American Express menunjukkan bahwa ketika dia kehilangan pengetahuan merupakan masalah yang sedang berlangsung, Anda tidak menekan kecuali melibatkan keahlian khusus yang penting bagi keberhasilan organisasi. Mohl mengatakan bahwa alam dari omset pensiun tidak akan membuat krisis di kebanyakan perusahaan. Meski demikian, ia mengatakan, sangat penting untuk mengidentifikasi atas penyanyi dalam organisasi dan bekerja untuk memelihara mereka dan mempercepat promosi sebagai cara untuk memastikan baik perencanaan suksesi. Dan jika orang-orang kunci yang akan pensiun, perusahaan harus bertindak cepat untuk menjaga mereka.

Ahli membagi kritis seperti tahu-bagaimana menjadi dua bagian: pengetahuan eksplisit dan diam-diam. Eksplisit merujuk pada jenis informasi yang dapat dengan mudah dijelaskan dan disimpan dalam database atau manual. Diam-diam pengetahuan sangat sulit untuk menangkap dan menyampaikan karena termasuk pengalaman, cerita, jejak dan solusi kreatif. Pengetahuan diam-diam juga sulit untuk mendapatkan banyak dari orang karena akumulasi selama tahun pengalaman, dan ilmuwan pelayan atau bahkan mungkin tidak tahu bagaimana dgn kata-kata itu.

Dorothy Leonard, emerita profesor bisnis administrasi di Harvard Business School dan coauthor dari Deep Smarts: Bagaimana mengolah dan Transfer kekal Bisnis Wisdom, bahwa perusahaan dan instansi pemerintah harus berkonsentrasi pada re-diam-diam membuat pengetahuan, bukan hanya fokus pada mentransfer itu ( melihat kolom terakhir oleh Leonard, “Bagaimana Anda untuk penyelamatan Perusahaan Deep Smarts,” di www.cio.com/050105). Misalnya, jika para ilmuwan berencana untuk pensiun dalam satu tahun, maka perusahaan farmasi tempat ia bekerja harus memiliki bayangan yang lebih muda peneliti ilmuwan dan bekerja berdampingan. “Dengan cara ini, ilmuwan muda yang tidak hanya akan mempelajari fakta-fakta, tetapi metode diagnosa,” ujar Leonard. “Database tidak lengkap-buang waktu, tapi kesalahan mereka percaya untuk mentransfer pengetahuan.”

Dalam beberapa kasus, dengan cara yang mudah untuk melihat bahwa kehilangan karyawan kunci, atau kelompok karyawan, akan mempengaruhi perusahaan strategi dan garis bawah. Di pabrik mesin Rolls Royce, misalnya, manajer-bila dihadapi dengan mendatang pensiun veteran dari sistem menghitung bahwa insinyur-insinyur yang akan pensiun dari perusahaan biaya $ 400.000 pada tahun pertama, Colin Cadas mengatakan, pemimpin tim untuk desain teknologi di Inggris berbasis perusahaan. Cadas berdasarkan perhitungan pada jumlah karyawan yang produktivitas terpengaruh ketika sistem dan bawah rata-rata waktu sistem saat ini tidak tersedia. Yang menggunakan perhitungan, maka manajer dapat membenarkan pengetahuan akuisisi kegiatan sebelum insinyur (troubleshooter utama untuk sistem) kiri. Proses ini juga dilakukan untuk meningkatkan pelatihan teknisi muda sebelum pensiun insinyur kiri perusahaan. “Untuk setiap pengetahuan ingatan proyek yang kami lakukan, kami telah melibatkan orang-orang yang bekerja untuk bisnis nilai organisasi,” ujar Cadas.

Menghentikan Bleeding

Rolls Royce dihadapi penting ujian pada bulan April 2003, ketika British Airways dan Air France berakhir layanan dari Concorde supersonic jet, Citing yg berkurang jumlah penumpang dan kenaikan biaya pemeliharaan. Rolls Royce, yang telah terpelihara dengan supersonik Olympus mesin pesawat yang dimulai sejak jetting rock bintang dan bisnis di seluruh titans Atlantik di tahun 1970-an, ia menyadari diperlukan untuk bertindak cepat. Dan manajer tahu ini adalah yang penting khusus untuk pengamanan di masa depan peluang dr bunyi ultra daya. Jadi, mereka berangkat untuk mencari orang dengan pengalaman ini, beberapa dari mereka sudah pensiun atau dipindahkan jauh.

Setelah menemukan 46 orang yang memiliki pengalaman khusus ini, Cadas menyiapkan sebuah program yang diizinkan lebih muda, baru-baru ini disewa untuk wawancara teknisi ahli yang lama. Teknisi yang memenuhi dan pergi melalui proses pertanyaan yang memungkinkan karyawan yang lebih muda untuk belajar tentang teknologi supersonik dan kemudian untuk menempatkan pengetahuan yang menjadi repositori untuk referensi di masa mendatang. “Ini merupakan dua kali menang bagi kami,” ujar Cadas. Ia menambahkan bahwa meskipun dalam banyak kasus karyawan tua biasanya memerlukan beberapa jenis insentif untuk ikut serta, kali ini mereka “jatuh atas dirinya” untuk mengajar yang lebih muda karyawan tentang teknologi mereka bangga karena mereka accomplishments dan berkeinginan untuk melihat mereka tetap untuk digunakan di masa depan.

Pengalaman di Rolls Royce mendesak menggambarkan situasi di mana sebuah cutting-edge teknologi risiko menjadi usang. Tetapi kematian keahlian tertentu yang tidak selalu menyebabkan untuk ratapan. Misalnya, beberapa akan mengeluh bahwa mereka tidak dapat menemukan sebuah mesin ketik repairman dalam buku telepon. Namun, organisasi harus hati-hati menganalisa apakah sebuah teknologi atau keterampilan mungkin diperlukan di masa mendatang. “Perusahaan perlu meminta sendiri, Apa yang bisa kami tidak mampu untuk kehilangan?” Melissie Rumizen mengatakan, pengetahuan penyiasat senior di SAIC konsultasi dan pengarang The Complete Idiot’s Guide to Knowledge Management.

KM Dapat Membantu dalam Succession Planning

Berbelok ke beberapa perusahaan perangkat lunak untuk membantu memperkirakan keberangkatan dan menentukan masa depan penting pengetahuan. Suksesi perencanaan bakat atau perangkat lunak manajemen organisasi yang dapat memberikan gambar yang baik yang bekerja untuk mereka, bagaimana mereka melakukan dan berapa lama mereka akan sekitar. Dengan pensiun pada cakrawala dan manajemen baru untuk mengisi posisi tahun lalu, otomotif rantai semangat Boys suksesi mulai menggunakan perangkat lunak dari SuccessFactors perencanaan untuk memberikan gambar yang jelas dari semua karyawan di perusahaan ritel dan 584 pusat layanan. “Risiko kehilangan pengetahuan akan selalu ada karena akan selalu ada keberangkatan tak terduga,” ujar Liviu Dedes, semangat Boys’ Direktur pelatihan dan pengembangan organisasi. “Tapi jika Anda memiliki yang kuat untuk memetakan proses yang ada di pipa kepemimpinan, Anda akan lebih siap untuk mengisi lowongan pekerjaan bukaan, mempertahankan atas performa karyawan dan mempersiapkan diri untuk pensiun.”

Dedes mengatakan bahwa perangkat lunak yang memungkinkan dia memeriksa berapa banyak karyawan yang dekat dengan usia pensiun dan berapa mungkin untuk segera meninggalkan alasan lainnya. Cara lain untuk mendapatkan visual gambar yang tepat dan interaksi manusia yang pergi ke-orang dalam suatu organisasi adalah dengan melakukan analisis jaringan sosial (SNA), yang sering melibatkan wawancara karyawan dan manajer untuk melihat siapa yang bekerja dengan siapa, dan karyawan yang pergi untuk lebih sering untuk membantu. SNA perangkat lunak dapat membantu organisasi memetakan hubungan dan mendapatkan gambaran yang jelas tentang siapa yang paling memiliki pengetahuan dan pengalaman di wilayah tertentu (untuk lebih pada SNA, lihat “Who Knows Whom, dan Who Knows What?” Di www.cio.com/ 061.505). Langkah berikutnya adalah untuk bekerja pada orang-orang tersebut tetap mempertahankan, mengatakan Mohl di Children’s Healthcare of Atlanta. “Anda harus fokus pada membantu orang-orang ini maju secepat mungkin,” ujarnya.

Menyimpan data

Setelah perusahaan mengidentifikasi kunci pengetahuan, harus mengembangkan data-koleksi peralatan lain agar dapat menggunakannya. Di Illinois, di mana hampir 10.000 dari sekitar 60.000 pekerja pemerintah negara telah mengambil pensiun dini sejak tahun 2003, KM kelompok yang telah mengembangkan database untuk menangkap pengalaman membeli barang dan jasa pemerintah untuk harga terendah. Pada masa lalu, karyawan kiri tanpa harus di-menyimpan uang-tahu bagaimana. Dalam satu contoh, orang yang bertanggung jawab untuk membeli mobil dan truk untuk negara pensiunan tanpa meninggalkan segala informasi tentang vendor, negosiasi harga atau teknik. “Ketika ia pensiun, pembeli yang baru harus mulai dari awal,” kata Paul Campbell, yang direktur Illinois Departemen Pusat Manajemen Services (CMS).

Illinois’ pusat departemen pembelian, yang menghabiskan hampir $ 8 miliar per tahun, yang berat menghadapi pensiun pada dekade. Dan ia tidak sendirian di antara kedua-badan pemerintah federal dan negara. At NASA’s Langley Research Center, misalnya, pertama nasional sipil aeronautika laboratorium, 55 persen tenaga kerja yang memenuhi syarat untuk pensiun. Dalam upaya untuk mencegah kerugian yang lebih pengetahuan sebagai baby boomers berangkat, negara membuat pengadaan database yang menyatukan informasi dari masa lalu dan termasuk pembelian produk vendor dan perbandingan. Dengan kurang dari $ 20.000 investasi awal, departemen sistem yang dibangun sebagai add-on-nya LotusNotes sistem e-mail, easing pelatihan bagi pekerja yang sudah akrab dengan program ini. Pembeli dapat mencari database sebelum memulai negosiasi dengan vendor. “Sebelum kita ini, kami adalah pembeli di rahmat dari vendor,” ujar Campbell. Illinois kini bekerja dengan Microsoft untuk membuat sebuah web berbasis negara pengadaan sistem yang akhirnya akan mencakup informasi dari negara-negara lain.

KM ahli hati-hati bahwa database, portal dan elektronik lainnya repositori sering diabaikan oleh pekerja yang bukan mendapatkan informasi dari rekan-rekannya. “Ada banyak database luar sana yang graveyards,” ujar DeLong. Namun dalam beberapa kasus, ia menambahkan, pelajaran-belajar database dan peralatan teknis lainnya adalah satu-satunya cara untuk menjaga informasi di tangan untuk digunakan di masa depan. Sedangkan mentoring, pembayangan dan masyarakat dari praktek dapat membantu melatih karyawan baru dan mendorong pekerja lebih berpengalaman untuk lulus pada know-how, cataloging informasi penting sebagai acuan yang dapat membantu bantal meniup dari retirements. Common cari alat penyimpanan data dan kemudian dapat membantu mempertahankan pengetahuan eksplisit seperti itu.

Bruce di Power, pribadi nuklir daya operator di Ontario, Kanada, manajemen melihat kebutuhan akan alat-alat seperti itu beberapa tahun lalu ketika menjadi jelas bahwa 40 persen dari 3.200 karyawan yang hampir usia pensiun. Christophe Michel, Bruce dari manajer teknologi solusi, mulai bekerja pada sebuah proyek untuk membuat repositori teknis dan SDM informasi karyawan yang dapat diakses dari Web. Kana IQ menggunakan perangkat lunak, Michel dan kolega telah mengumpulkan belasan seperti repositori. Salah satu yang paling berhasil dalam hal penggunaan, dia mengatakan, berfokus pada pertanyaan teknis yang berkaitan dengan pekerjaan, sangat penting untuk pemeliharaan dan aman pengoperasian tanaman.

Pada masa lalu, ia mengatakan, orang akan mengambil gambar welding pekerjaan, misalnya, untuk berbagi dengan rekan kerja, tetapi tidak berbagi foto secara efektif. Sekarang, gambar maupun petunjuk teknis yang tersedia secara online. Michel mengatakan karyawan menggunakan repositori jika mereka dapat menghemat waktu dan sangat berguna bagi mereka. Untuk mendorong para pekerja untuk menambahkan informasi ke database, perusahaan tindakan seperti upaya pada kinerja tinjauan. Michel tidak memberikan rincian tentang biaya dari proyek, namun mengatakan investasi awal untuk dibayar sendiri setelah satu tahun dengan membuat untuk waktu yang digunakan pekerja untuk dibelanjakan mencari informasi yang sama. Ke depan, Michel mengatakan ia berharap untuk lebih memotivasi para pekerja untuk menggunakan repositori dengan membuat informasi tersedia bagi mereka di lapangan pada perangkat mobile.

Looking Ahead

Pada Northrop Grumman, kali telah berubah sejak downsizing nya besar-besaran pada tahun 1990-an. Meskipun persentase yang besar dari tenaga kerja yang hampir pensiun, rata-rata usia karyawan telah menurun dari 40-an tinggi dengan pertengahan 40-an di masa lalu empat tahun sejak perusahaan mulai mempekerjakan lebih college grads. Shaffar mengatakan ia kini bekerja pada keseimbangan yang lebih bertahap transfer pengetahuan dari tua ke muda pekerja dengan kebutuhan untuk menangkap beberapa keahlian penting cepat dari sebelum terlambat. Misalnya, Northrop Grumman insinyur yang bersaing pada proposal untuk “awak kendaraan eksplorasi,” yang sedang dirancang untuk menggantikan space shuttle dan perjalanan ke bulan (dan akhirnya ke Mars), bertemu pada Agustus dengan kelompok pensiunan yang bekerja pada Apollo program yang dikirim manusia ke bulan lebih dari 35 tahun yang lalu. Menggunakan program yang disebut Quindi PC dan kamera terpasang ke laptop, fasilitator direkam pensiunan bercerita tentang bagaimana mereka grappled dengan masalah teknis mengirimkan manusia ke bulan. Cerita ini akan tersedia untuk halaman web sebagai teknisi bekerja pada proyek ini. Shaffar mengakui bahwa karyawan akan lebih lanjut kepada orang lain dari sebuah sistem untuk saran, tetapi dia mengatakan latihan membantu menangkap pengetahuan yang lain akan segera pergi.

Paling penting, Shaffar telah mengetahui bahwa masalah pergi melihat apa yang di luar kemampuan Anda ada sekarang. “Tidak selalu ada generasi baru, dan kita tidak ada cara yang berbeda,” ujarnya. “Mentoring, pelatihan dan lulus pada pengetahuan bukan sesuatu yang dapat Anda lakukan pada menit terakhir. Anda memiliki rencana untuk maju.”